TOIMIKUNTIEN SÄÄNNÖT
JALOSTUSTOIMIKUNTA
Jalostustoimikunta toimii neuvoa antavana, ohjaavana ja salukien rodunjalostuksellisiin kysymyksiin paneutuvana elimenä. Jalostustoimikunta seuraa rodun kehitystä, perinnöllisten sairauksien esiintymistä ja muita rodun sisäisiä ongelmia sekä tekee esityksiä ja suunnitelmia, joilla edistetään terveyttä, tervettä rakennetta ja luonnetta. Jalostustoimikunnan organisaatio sekä tehtävät määritellään erikseen jalostussäännössä ja/tai jalostuksen tavoiteohjelmassa.
Toimikunta kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa joko fyysisesti tai etänä.
Toimikunnan tarkempi työskentely määritellään erillisessä jalostustoiminnan säännöissä, jonka jalostustoimikunta laatii ja kerhon hallitus hyväksyy.
Toimikunta tekee mahdolliset muutokset kerhon jalostustoiminnan sääntöihin ja esittelee ne hallitukselle, joka hyväksyy muutokset.
Toimikunta valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa.
Toimikunta kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.
Toimikunta toimii yhteistyössä Suomen Vinttikoiraliitto ry:n ja Suomen Kennelliiton kanssa.
Toimikunta tiedottaa salukien jalostukseen ja terveyteen liittyvistä kysymyksistä kerhon lehdessä, Internet-sivuilla ja muilla tavoin sekä voi järjestää jäsenille tiedotus- ja koulutustoimintaa. Toimikunta valmistelee hallituksen hyväksyttäväksi lausunnot yms. viralliset kannanotot koskien salukien jalostusta.
Toimikunta ylläpitää arkistoa (paperista ja/tai digitaalista) toimikunnan muistioista, saapuneista ja lähteneistä posteista, tilauksista, yhteyshenkilöistä ym. asioista. Toimikunnan toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan toimikunnan (tai kerhon hallituksen) käyttöön.
NÄYTTELYTOIMIKUNTA
Toimikunnan tehtävänä on järjestää vuotuinen erikoisnäyttely ja Saluki Show. Toimikunta voi myös järjestää muita epävirallisia Open Show-näyttelyitä, pentunäyttelyitä, ja Match Show – tapahtumia.
Toimikunta kokoontuu tarvittaessa, vähintään kerran ennen kutakin tapahtumaa. Kokoontuminen voidaan hoitaa myös Teams-kokouksin ja/tai valmistelemalla päätökset esim. FB-ryhmässä / sähköpostilla. Kokouksista tekee toimikunnan valitsema henkilö kirjallisen muistion, joka lisätään kokouksen jälkeen kerhon OneDrive-tilille. Kokousten jälkeen tärkeimmät kohdat viedään tiedoksi hallitukselle. Toimikunnan OneDrive-arkisto on myös kerhon hallituksen nähtävillä. Vuoden lopussa muistiot lähetetään myös toiminnantarkastajille.
Toimikunta valmistelee vuoden aikana seuraavan vuoden erikoisnäyttelysuunnitelman sisältäen ehdotuksen paikasta sekä hyväksyttää sen hallituksella. Toimikunta laatii myös budjetin, joka hyväksytetään hallituksella. Tuomarit päätetään yhdessä hallituksen kanssa.
Näyttelytoimikunta huolehtii näyttelyiden käytännön järjestelyistä. Järjestämissuunnitelma esitetään hallitukselle. Toimikunta päättää erikoisnäyttelyn järjestämiseen liittyvistä asioista itsenäisesti talousarvion ja hyväksytyn suunnitelman puitteissa. Toimikunta pitää yllä OneDrive-kansiota, jossa on kaikki näyttelyiden järjestämiseen liittyvät asiat.
Rahastonhoitaja laatii näyttelyn jälkeen tapahtumasta tuloslaskelman, joka toimitetaan toimikunnalle, sekä hallitukselle nähtäväksi.
Toimikunta kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.
JUOKSUTOIMIKUNTA
Toimikunnan perustehtävänä on edistää salukien juoksuharrastusta, järjestää kerhon juoksumestaruuskilpailut ja muita juoksutapahtumia sekä käsitellä juoksutoimintaan liittyviä asioita.
Toimikunta kokoontuu tarvittaessa, mutta vähintään kaksi kertaa vuodessa. Kokoontuminen hoidetaan pääasiassa etäkokouksena ja/tai valmistelemalla päätökset esim. toimikunnan Facebook-ryhmässä.
Toimikunta arkistoi kaiken tuottamansa aineiston Salukikerhon pilvipalveluun.
Toimikunta tekee kokouksista kirjalliset muistiot, jotka hyväksytetään toimikunnan jäsenillä. Toimikunnan muistiot ovat hallituksen luettavissa pilvipalvelussa. Tarvittaessa toimikunta esittää hallitukselle asioita tiedoksi tai päätettäväksi.
Toimikunta valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa.
Toimikunta kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.
Toimikunta edistää yhteistyötä Suomen Vinttikoiraliitto ry:n kanssa. Toimikunta valmistelee hallituksen hyväksyttäväksi lausunnot ja muut viralliset kannanotot.
Toimikunta tiedottaa kerhon lehdessä ja verkkosivuilla, ja pyrkii kirjoittamaan sekä kerhon että Suomen Vinttikoiraliiton lehteen.
Toimikunta voi itsenäisesti järjestää juoksuharjoituksia ja muita tapaamisia juoksutoiminnan edistämiseksi talousarvionsa puitteissa.
Ks. myös taloustoimikunnan ohje, erityisesti kohdat 8 ja 13.
WEB-TOIMIKUNTA
Toimikunnan päätehtävä on verkkosivujen kokonaisvaltainen hallinta ja OneDrive tilien hallinta.
Verkkosivujen hallintaan sisältyy verkkosivujen sisällön päivittäminen ja kehittäminen, sähköpostien ylläpito, verkkosivujen varmuuskopiointi, verkkosivujen ohjelmistojen ja lisäosien päivittäminen, verkkosivujen domain tunnuksien ylläpito, uusien käyttäjien lisäys ja vanhojen poisto. Verkkosivuja sisältöä kehitettään vallitsevan tilanteen ja tarpeiden mukaan aktiivisesti. Muutoksista ja lisäyksistä sovitaan pääsääntöisesti hallituksen kokouksissa. Uusia saluki.fi sähköpostiosoitteita (uusia saluki.fi-päätteisiä osoitteita) luodaan tarpeen mukaan.
OneDrive tilejä käytetään eri tarkoituksiin, jonne tallennetaan keskitetysti kaikki Salukikerhon tuottama aineisto. Kerhon hallituksella on käytössä päätili ja lisäksi on omat tilit jalostustoimikunnalle ja web-julkaisuille. Jalostustoimikunnan tilin käyttöoikeus on rajoitettu vain jalostustoimikunnan jäsenille. Toimikunnan tehtävänä on valvoa, että OneDrive tilejä käytetään vastuullisesti ja kaikki aineisto on organisoitu asianmukaisesti. OneDrive tilien tunnuksien hallinta kuuluu toimikunnan vastuulle.
Toimikunnan vastuulla on Salukilehtien arkistointi ja digilehtien jakaminen jäsenille. Salukilehtien pääarkisto on OneDrivessä alkuperäisinä pdf-tiedostoina. Digilehdet jaetaan luettavaksi verkkosivujen kautta.
Toimikunnan vastuulla on Salukit Suomessa listoja ylläpito ja jakaminen jäsenille. Ylläpito tapahtuu OneDrivessä. Salukit Suomessa listat jaetaan luettavaksi verkkosivujen kautta.
Toimikunta tekee yhteistyötä toisten toimikuntien kanssa verkkosivujen sisällön suhteen. Kehittämällä sisältöä ja toimintoja vastaamaan paremmin jäsenten tarpeita.
Toimikunta valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa. Toimikunta laatii toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.
LEHTITOIMIKUNTA (Saluki-lehti ja näyttelyarvostelut)
Lehtitoimikunta neuvottelee painojen kanssa hinnasta, paperin laadusta, lehden aikataulusta sekä kuljetuksesta lehdelle suunnitellun budjetin rajoissa. Lopullisen päätöksen painopaikasta tekee hallitus. Painolle toimitetaan asiakirja arvonlisäverovapaudesta (Saluki-lehti ilmestyy vuosittain neljänä numerona, joista kolme [keväällä, syksyllä ja ennen vuodenvaihdetta] on varsinaisia lehtiä ja neljäs sisältää edellisen vuoden näyttelyarvostelut).
Lehtitoimikunta kokoaa Saluki-lehden aineiston. Taitosta vastaa hallituksen päätöksellä vahvistettu taittaja. Taiton jälkeen toimikunta toimittaa materiaalin painoon pdf-tiedostona.
Lehtitoimikunta vastaa edellisen vuoden näyttelyarvostelujen ulkoasusta ja painattamisesta yhtenä Saluki-lehden numerona.
Lehtitoimikunta päättää ja vastaa kaikesta lehdessä julkaistavasta materiaalista. Lehtitoimikunta ei julkaise lehdessä mitään, mikä on tarkoitettu suoraan loukkaukseksi tai vastaavaksi, ei edes maksettua mainosta.
Lehtitoimikunta varmistaa, että kuvien ja lainattujen artikkelien julkaisuluvat ovat kunnossa.
Lehden avustavat toimittajat lähettävät vakiopalstojensa materiaalin lehtitoimikunnalle deadlineen mennessä. Lehtitoimikunta päättää vakiopalstojen pituuden ja niillä julkaistavien kuvien määrän.
Toimikunnalle lähetetyt mainokset julkaistaan vain, jos mainokset on maksettu ennen lehden painoon menoa. Mainokset, joissa on annettu ns. vapaat kädet, hyväksytetään sähköisesti. Jokaisessa lehdessä julkaistaan materiaalin lähettämisohjeet.
Lehtitoimikunta valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman sekä talousarvion tulevalle vuodelle Saluki-lehden ja näyttelyarvostelujen osalta. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa. Vuoden alussa lehtitoimikunta kirjoittaa toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.
Lehtitoimikunta tallentaa jokaisen julkaistun Saluki-lehden kerhon One Drive -kansioon. Kerhon nettisivuilla nähtävään Saluki-lehden julkiseen arkistoon lisätään lehden numerot vuoden viiveellä.
Lehtitoimikunta toimittaa kerhon rahastonhoitajalle kuitit lehtitoimikunnan menoista (painolaskut ym.). Lehtitoimikunta tarkistaa ilmaisten valioilmoitusten lähettäneiden jäsenyydet kerhon jäsenrekisteristä.
Hallituksella on oikeus ja velvollisuus antaa palautetta julkaistuista lehdistä.
Lehti postitetaan jäsenille yhteislähetyksessä Postin sopimuksen mukaisesti.
VINTTIKOIRA-LEHTI
Salukisivut toimittaa hallituksen valtuuttama henkilö.
Vastuuhenkilö toimittaa materiaalin sähköisessä tai paperimuodossa Vinttikoira-lehden päätoimittajalle deadlineen mennessä.
Vastuuhenkilö pitää lehteen toimitetusta materiaalista sähköistä arkistoa, jonka luovuttaa edelleen seuraavalle pitäjälle.
KIERTOPALKINTOPISTELASKIJAT
Pisteidenlaskijat laskevat ko. kiertopalkintopisteitä pitkin vuotta laadittujen sääntöjen mukaan
Jos pisteenlaskusääntöjä muutetaan, ne tulevat voimaan seuraavan vuoden alusta. Hallituksen tulee hyväksyä uudet säännöt. Lisäksi uudet säännöt on julkaistava Saluki-lehdessä ennen sääntöjen astumista voimaan.
Juoksukiertopalkintojen pisteet lasketaan SVKL:n virallisten tulosten mukaan. Tulokset lasketaan ennen sen vuoden syyskokousta. Lopulliset tulokset lähetetään sähköisesti hallitukselle, nettitoimikunnalle sekä lehtitoimikunnalle. Tulokset voidaan julkaista kerhon Internet-sivuilla ja kerhon FB-sivulla , kun virallinen pistelaskenta on valmis. Juoksukiertopalkinnot jaetaan Salukikerhon sääntömääräisessä syyskokouksessa
Näyttelykiertopalkintopisteet lasketaan Suomen Kennelliiton virallisten tulosten mukaan. Tulokset lasketaan seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Lopulliset tulokset lähetetään sähköisesti hallitukselle, nettitoimikunnalle sekä lehtitoimikunnalle. Tulokset voidaan julkaista kerhon Internet-sivuilla, kun virallinen pistelaskenta on valmis. Näyttelykiertopalkinnot jaetaan Salukikerhon kevätkokouksessa.
Pisteet ilmoitetaan hallitukselle, jotta palkinnonsaajille voidaan hankkia ruusukkeet.
Pisteidenlaskijat ylläpitävät arkistoa (paperista) kiertopalkintojen säännöistä ja vuosittaisista saajista. Toimihenkilön toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan toimikunnan (tai kerhon hallituksen) käyttöön.
TARVIKEMYYNTI
Tarvikemyyjä hoitaa kerhon tarvikemyynnin tuotteiden myyntiä ja mainostamista kerhon jäsenille.
Tarvikemyyjä pyrkii hankkimaan uusia tuotteita tarvikemyyntiin kysynnän mukaan. Uusien tuotteiden hankinnasta päättää hallitus. Tarvikemyyjällä on kuitenkin oikeus tehdä pienimuotoisia (alle 100 euron) koe-erähankintoja ilman hallituksen erillistä päätöstä. Tarvikemyyjä voi lisäksi päättää ennakkotilauksiin perustuvista tilauksista ilman hallituksen päätöstä, mikäli voidaan varmistua, ettei tilauksesta aiheudu kerholle tappiota.
Tarvikemyyjä hinnoittelee kerholle hankitut tuotteet itsenäisesti.
Tarvikemyynnin tuotteita pyritään pitämään tarvikemyyjän mahdollisuuksien mukaan myynnissä kerhon järjestämissä tilaisuuksissa: juoksukilpailuissa, näyttelyissä, kokouksissa, kerhoilloissa ym. Muissa tilaisuuksissa järjestetään tarvikemyyntiä vain resurssien riittäessä.
Tarvikemyynnin tuotteita toimitetaan postitse (ennakkomaksu/postiennakko) tarvikemyyjän resurssien mukaan. Tuotteet pyritään toimittamaan tilaajille mahdollisimman pikaisesti, enintään kolmen viikon toimitusajalla.
Tarvikemyyjä toimii tiiviissä yhteistyössä kerhon rahastonhoitajan kanssa, jotta kerhon tuotteiden laskutus- ja muut asiat voidaan hoitaa vaivattomimmin.
Tarvikemyyjä tiedottaa myytävistä tarvikkeista ja uusista tuotteista kerhon jäsenlehdessä, jäsenkirjeissä sekä kerhon Internetsivuilla.
Tarvikemyyjä valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa.
Tarvikemyyjä kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.
Tarvikemyyjä ylläpitää arkistoa saapuneista ja lähteneistä posteista, tilauksista, yhteyshenkilöistä ym. asioista. Tarvikemyyjän toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan tarvikemyyjän (tai kerhon hallituksen) käyttöön.
TALOUSTOIMIKUNTA
1. Toimikunta
Salukikerhon hallitus nimittää rahastonhoitajan, joka voi myös hoitaa kerhon kirjanpidon. Tarvittaessa hallitus nimittää erikseen kirjanpitäjän. Taloustoimikunta koostuu 1-2 henkilöstä.
2. Rahastonhoitajan käteiskassa
Käteiskassa pidetään pienenä, enintään 50 eurona. Tapahtumien käteistuotot lasketaan kahden henkilön toimesta, jotka varmistavat tuotot allekirjoittamaansa tositteeseen. Kertyneet varat talletetaan Salukikerhon pankkitilille välittömästi tapahtumien jälkeen ensimmäisenä tai toisena pankkipäivänä.
3. Materiaali
Kirjanpitomateriaalia kerätään kansioihin aikajärjestyksessä. Puheenjohtaja hyväksyy laskut nimikirjoituksellaan, jonka jälkeen rahastonhoitaja voi maksaa laskun. Kuittauksen voi pyytää myös jälkeenpäin, jos laskun eräpäivä sitä vaatii ja laskussa ei ole mitään epäselvää (s.o. kuluun on varauduttu talousarviossa / kulusta on hallituksen päätös / kulu on nk. pieni juokseva kustannus). Yleensä tämä hoidetaan hallituksen kokouksissa.
Ennen kunkin maksun maksamista rahastonhoitaja tarkastaa laskuun mahdolliset liittyvät velvoitteet, kuten ennakonpidätyksen suorittaminen palvelunostosta tms. suorituksesta. Mikäli kyseessä ei ole tavaranostaminen eikä saajaa ole merkitty ennakkoperintärekisteriin (www.ytj.fi), kaikista suorituksista suoritetaan ennakonpidätys (joko verokortin mukaan tai luonnollinen henkilö 60 % ja yhtiö/yhdistys 13 %).
4. Ennakkomaksut
Toimikunnan vetäjä tai hallitus voi pyytää ennakkomaksuna tilille arvioituja kuluja vastaavan summan. Kuitit maksetuista kuluista on viivyttelemättä toimitettava rahastonhoitajalle. Liikaa maksettu ennakko palautetaan kerhon tilille välittömästi.
5. Yhteistoiminta tarvikemyynnin kanssa
Tarvikevastaava ilmoittaa rahastonhoitajalle tiedot myydyistä tuotteista hintoineen sekä ostajan yhteystietoineen. Tarvikevastaa ja rahastonhoitaja seuraavat maksuja ja lähettää tarvittaessa muistutuksen maksamattomista laskuista. Tarvikemyyjä tilittää kerhon tilille käteismyyntinsä sovittua viitenumeroa käyttäen, erittely kirjallisena rahastonhoitajalle. Tarvikemyyntitilitys tehdään 3-4 kertaa vuodessa kirjanpitoon liitettäväksi.
6. Tiliöinti
Rahastonhoitaja merkitsee laskuihin ja tilitapahtumiin mille tileille tuotot/kulut kirjataan. Epäselvät/erikoiset sovitaan hallituksen kanssa. Uusia tilejä luodaan tarpeen mukaan.
7. Kirjanpito
Kirjanpito hoidetaan pankin tiliotteiden mukaisessa aikajärjestyksessä. Kirjanpitäjä kirjaa materiaalin saatuaan sen rahastonhoitajalta. Rahastonhoitaja toimittaa materiaalia kirjanpitoon kirjanpitäjän kanssa sovitun käytännön mukaisesti. Viimeiset tiliotteet kuitteineen toimitetaan tammikuun alkupuolella tiliotteen saavuttua postissa.
Kirjanpitäjä vie tositteet kirjanpito-ohjelmaan ja palauttaa sen jälkeen materiaalin rahastonhoitajalle.
Kirjanpitäjä tekee taseen ja tuloslaskelman.
Kirjanpidon tulee olla valmis tammikuun viimeiseen päivään mennessä. Hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen ennen sen toimittamista tilintarkastajille. Puheenjohtaja tai rahastonhoitaja toimittaa materiaalin hallituksen nimissä tilintarkastajille.
8. Tapahtumien käteiskassa
Tapahtumiin tarvitaan käteiskassa, johon rahastonhoitaja nostaa tililtä tarpeellisen määrän vaihtorahaa sekä käteisvaroja päivärahojen yms. maksuja varten. Jos tapahtumassa tulee käteismaksuja osallistujilta, nostettava summa voi olla pienikin. Rahoja tulee säilyttää turvallisessa paikassa ja käsitellä niitä mahdollisimman huomaamattomasti. Tapahtumien käteistuotot lasketaan kahden henkilön toimesta, jotka varmistavat tuotot allekirjoittamaansa tositteeseen. Käteistuotot tulee lisäksi eritellä (osallistumismaksut, luettelomyynti jne.). Maksetuista korvauksista kirjoitetaan kuitti, johon kirjoitetaan selite ja vastaanottajan kuittaus. Käteiskassa lasketaan tapahtuman päätyttyä kahden henkilön toimesta, jotka kuittaavat kassan suuruuden allekirjoituksellaan erilliseen tositteeseen.
Tapahtumista laaditaan oma tuloslaskelmansa, kun kaikki kuitit ja laskut ovat tulleet. Materiaali säilytetään samassa muovitaskussa/kansiossa tuloslaskelman kanssa. Puheenjohtaja voi allekirjoittaa tuloslaskelman, jolloin kuitteja ei tarvitse erikseen hyväksyä.
9. Juoksevat kulut
Rahastonhoitaja maksaa kuluja kuitteja vastaan käteiskassastaan tai tilille. Lämpökuiteista tulee ostajan ottaa kopio valmiiksi kirjanpitoa varten. Kuittien yhteydessä tulisi käyttää kerhon omaa kuittiselitettä.
10. Arkistointi
Rahastonhoitaja säilyttää omissa tiloissaan kerhon kirjanpitoa kuudelta viimeiseltä vuodelta ja tuloslaskelmaa/tasetta 10 vuodelta. Kuluvan vuoden kirjanpito ja käteiskassa pitää olla näytettävissä hallituksen jäsenille heidän sitä pyytäessään.
11. Budjetti
Rahastonhoitaja laatii alustavan budjetin seuraavalle vuodelle hallitukselle esitettäväksi ja hyväksyttäväksi hyvissä ajoin ennen syyskokouksessa.
12. Välitilinpäätös
Välitilinpäätös toimitetaan vaadittaessa.
13. Toimikunnan oma rahastonhoitaja
Eri toimikunnat voivat halutessaan nimetä oman rahastonhoitajan, joka hoitaa toimikunnan rahaliikenteen. Rahastonhoitajan nimeäminen vaatii hallituksen hyväksynnän. Toimikunnan rahastonhoitajan toimintaan sovelletaan näitä samoja sääntöjä. Tarvittaessa hän toimii yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa tai voi itse toimittaa kirjanpidon (esimerkiksi näyttelyt).
14. Henkilövaihdokset
Taloustoimikunnan vaihtuessa vanha toimikunta luovuttaa kaiken materiaalin uudelle toimikunnalle tai hallitukselle. Jos henkilövaihdoksia tapahtuu kesken tilikauden, välitilinpäätös on pakollinen.
* Sivu päivitetty: 23.01.2024
