Säännöt

 

Suomen Salukikerho ry:n säännöt

 

Muutokset tehty sääntöihin, jotka on hyväksytty yhdistysrekisterissä 17.6.2015.

Muutokset tehty sääntöihin, jotka on hyväksytty yhdistysrekisterissä 20.12.2006.

Nämä uudet säännöt hyväksytty kerhon yleiskokouksissa 13.11.2014 ja 28.3.2015.

 

  1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Suomen Salukikerho ry. Sen kotipaikka on Helsinki ja toiminta-alueena koko Suomi.

 

  1. Tarkoitus ja toimintamuodot

Yhdistyksen tarkoituksena on toimia salukien rotujärjestönä edistämällä, ohjaamalla ja valvomalla salukien jalostusta ja toimia aatteellisena järjestönä jäsenten kesken näiden koiraharrastuksen edistämisessä.

Yhdistys toteuttaa tarkoitustaan:

  • antamalla opastusta ja neuvoja jäsenilleen rodun jalostuksessa ja salukien hoidossa,
  • levittämällä erilaisten painotuotteiden ja muiden tiedotusvälineiden kautta tietoa salukeista,
  • järjestämällä koiranäyttelyitä, käyttökokeita, kursseja ja luentotilaisuuksia sekä muuta vastaavaa yhdistyksen tarkoitusta palvelevaa toimintaa,
  • osallistumalla ulkomuototuomareiden ja juoksupuolen tuomareiden koulutukseen yhteistyössä Suomen Kennelliitto ry:n ja Suomen Vinttikoiraliitto ry:n kanssa muun muassa järjestämällä tuomareiden neuvottelu- ja koulutuspäiviä ja muuta koulutusta,
  • harjoittamalla yhteistoimintaa sekä kotimaassa että ulkomailla olevien koirajärjestöjen ja kennelyhdistysten kanssa ja
  • seuraamalla kenneltoimintaa sekä kotimaassa että ulkomailla.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi kerätä jäsenmaksuja, omistaa kiinteää ja irtainta omaisuutta, muodostaa rahastoja sekä ottaa vastaan testamentteja ja lahjoituksia. Yhdistys voi järjestää varainkeräyksiä, arpajaisia ja yleisiä huvitilaisuuksia.

 

  1. Jäsenet

Varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö (henkilöjäsen) taikka oikeuskelpoinen yhteisö tai säätiö (yhteisöjäsen), joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen.

Varsinainen henkilöjäsen voi olla vuosi- tai perhejäsen. Perhejäsen on vuosijäsenen kanssa samassa taloudessa asuva henkilö. Perhejäsenelle ei postiteta erikseen rotulehteä. Yhteisöjäsenet voivat olla ainoastaan vuosijäseniä. Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö taikka oikeuskelpoinen yhteisö tai säätiö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Hallitus voi kutsua tuomari-, asiantuntija- tai kunniajäseniksi ansioituneeksi katsomiaan henkilöitä.

Liittymällä yhdistyksen jäseneksi uusi jäsen sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä ja hyväksyy sen toimintatarkoituksen. Varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Jäsenyys on voimassa vasta kun hallitus on kokouksessaan hyväksynyt ko. henkilön jäseneksi. Tuomarijäsenet hyväksyy hallitus hakemuksetta.

 

  1. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Maksettua jäsenmaksua ei makseta takaisin.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Hallitus voi myös erottaa jäsenen (määräajaksi), mikäli jäsenelle on määrätty rangaistus eläinsuojelurikoksesta, on määrätty eläintenpitokieltoon tai Kennelliiton kurinpitolautakunta on jäsenelle määrännyt sanktion jonka perusteella hänet on erotettu Kennelliiton jäsenyydestä tai hänelle on määrätty rekisteröinti- ja /tai kokeisiin / näyttelyihin osallistumiskielto jonka henkilö on tehnyt kasvattajan ominaisuudessa. Hallituksen tulee varata jäsenelle 30 vrk aikaa antaa asiasta selvityksensä. Maksettua jäsenmaksua ei makseta takaisin eikä määräajaksi erotetulla jäsenellä ole oikeutta yhdistyksen varoihin.

Jos jäsen ei suorita vuosittaista jäsenmaksua kunkin vuoden huhtikuun loppuun mennessä, hallitus voi katsoa hänen eronneen yhdistyksestä.

 

  1. Jäsenmaksu

Vuosijäsen suorittaa liittymismaksun sekä kalenterivuosittain jäsenmaksuna sen summan, minkä syyskokous on kulloinkin määrännyt. Vuosijäsen maksaa samassa taloudessa asuvien perhejäsenten vuosimaksut. Syyskokous voi päättää alennetuista maksuista tilanteessa, jossa kasvattaja maksaa kasvattinsa omistajan ensimmäisen vuoden jäsenmaksun (pentuejäsenyys). Pentuejäsenyys on mahdollinen vain uusien jäsenten osalta. Pentuejäsenen jäsenmaksu voidaan määrittää erisuuruiseksi kotimaisten ja ulkomaisten pentuejäsenten osalta. Jäsenmaksut suoritetaan kultakin kalenterivuodelta helmikuun loppuun mennessä. Hallitus voi lisäksi määrätä ajankohdan, jonka jälkeen jäsenmaksunsa laiminlyönyt jäsen menettää jäsenetunsa.

Tuomari-, asiantuntija- ja kunniajäsenet on vapautettu jäsenmaksuista.

Kannatusjäsenen jäsenmaksusta päättää hallitus.

 

  1. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat puheenjohtaja sekä kuusi muuta jäsentä. Hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet valitaan yhdistyksen syyskokouksessa siten, että hallituksen muista jäsenistä on vuosittain erovuorossa puolet.

 

Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten toimikausi on kaksi kalenterivuotta. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Läsnäoloksi katsotaan myös, jos hallituksen jäsen osallistuu kokoukseen puhelimitse, sähköpostilla tai muulla reaaliaikaisella, vuorovaikutteisella etäyhteydellä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

 

  1. Toimikunnat

Hallitus voi tarvittaessa asettaa toimikuntia määrättyjä asioita varten. Hallitus määrää kunkin toimikunnan toimintakauden ja ohjeistaa toimikuntien toiminnan. Toimikunnissa voi olla myös yhdistyksen ulkopuolisia asiantuntijoita.

 

  1. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin kanssa. Hallitus voi oikeuttaa puheenjohtajan, hallituksen jäsenen, sihteerin tai rahastonhoitajan yksin kirjoittamaan yhdistyksen nimen.

 

  1. Tilikausi ja toiminnantarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Yhdistyksellä on kaksi (2) toiminnantarkastajaa ja heillä kaksi (2) varamiestä. Toiminnantarkastajien toimikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätösaineisto ja hallituksen toimintakertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään neljä viikkoa ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

 

  1. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen varsinaiset kokoukset pidetään keväällä ja syksyllä. Kevätkokous on helmi-maaliskuussa ja syyskokous on loka-marraskuussa. Ylimääräinen kokous kutsutaan koolle, jos hallitus niin päättää, tai vähintään 1/10 yhdistyksen jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelyä varten hallitukselta. Kokous on pidettävä viimeistään kahdeksan (8) viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

Asiasta, jonka jäsen haluaa ottaa kevät- tai syyskokouksessa käsiteltäväksi, on tehtävä hallitukselle kirjallinen esitys niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun eli kevätkokouksen osalta edellisen vuoden joulukuun loppuun mennessä ja syyskokouksen osalta elokuun loppuun mennessä.

 

  1. Kokousten koollekutsuminen

Yhdistyksen kokoukset kutsutaan koolle kirjeellä tai yhdistyksen äänenkannattajassa julkaistavalla ilmoituksella vähintään 14 vrk ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat.

 

  1. Äänioikeus yhdistyksen kokouksissa

Yhdistyksen kokouksessa jokaisella 15 vuotta täyttäneellä varsinaisella jäsenellä (vuosi – ja perhejäsen sekä kunniajäsenellä, joka ennen kunniajäseneksi kutsun saamista on ollut kerhon varsinainen jäsen) on yksi ääni.

Kannatusjäsenillä sekä tuomari-, asiantuntija- tai kunniajäsenillä on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus.

Äänioikeutettu jäsen voi käyttää äänioikeuttaan asiamiehen välityksellä. Valtuutetulla voi olla enintään kahden (2) jäsenen antama valtakirja.

Yhdistyksen kokouksen päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä, paitsi päätettäessä 14§:ssä mainituista asioista. Äänestykset ovat avoimia, ellei vähintään 1/10 osa läsnä olevista äänioikeutetuista vaadi suljettua lippuäänestystä. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa.

 

  1. Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen
  2. valitaan kokoukselle puheenjohtaja
  3. valitaan kokoukselle sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa ääntenlaskijat (2)
  4. todetaan kokouksen laillisuus
  5. esitetään hallituksen laatima edellisen vuoden toimintakertomus
  6. esitetään hallituksen laatima tilikertomus edelliseltä vuodelta sekä toiminnantarkastajien siitä antama lausunto, vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille.
  7. päätetään yhdistyksen varojen sijoittamisesta
  8. päätetään muista kokouskutsussa esitetyistä asioista.

 

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen
  2. valitaan kokoukselle puheenjohtaja
  3. valitaan kokoukselle sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä tarvittaessa ääntenlaskijat (2).
  4. todetaan kokouksen laillisuus
  5. esitetään ja vahvistetaan yhdistyksen toimintasuunnitelma seuraavaa toimikautta varten
  6. määrätään seuraavaksi toimikaudeksi:
  • yhdistyksen vuotuisen jäsenmaksun suuruus eri jäsenryhmille mukaan lukien kasvattajan maksaman ns. pentuejäsenyysmaksun suuruus sekä jäsenten liittymismaksu,
  • puheenjohtajan; hallituksen muiden jäsenten ja toimihenkilöiden palkkiot ja
  • seuraavaksi toimikaudeksi valittavien toiminnantarkastajien palkkiot
  1. esitetään ja vahvistetaan yhdistyksen tulo- ja menoarvio seuraavaa toimikautta varten
  2. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle
  3. valitaan kaksi toiminnantarkastajaa ja heidän varamiehensä seuraavaksi toimikaudeksi
  4. päätetään muista kokouskutsussa esitetyistä asioista.
  5. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

 

Näiden sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on päätettävä kahdessa kokouksessa, joista jälkimmäinen voidaan pitää aikaisintaan kuukauden kuluttua ensimmäisestä kokouksesta. Sääntöjen muuttamiseen tai yhdistyksen purkamiseen vaaditaan vähintään 3/4 yhdistyksen kokouksessa annetuista äänistä.

Jos yhdistys puretaan, käytetään jäljelle jääneet varat viimeisen kokouksen päätöksen mukaisesti vinttikoiratoiminnan hyväksi.

 

  1. Yhdistyslain soveltamisesta

Mikäli säännöistä ei muuta johdu, noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa yhdistyslakia.

 

  1. Saavutetut jäsenoikeudet

Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

 

Jalostustoimikunnan ohjesäännöt

 

Jalostustoimikunta toimii neuvoa antavana, ohjaavana ja salukien rodunjalostuksellisiin kysymyksiin paneutuvana elimenä. Jalostustoimikunta seuraa rodun kehitystä, perinnöllisten sairauksien esiintymistä ja muita rodun sisäisiä ongelmia sekä tekee esityksiä ja suunnitelmia, joilla edistetään terveyttä, tervettä rakennetta ja luonnetta. Jalostustoimikunnan organisaatio sekä tehtävät määritellään erikseen jalostussäännössä ja/tai jalostuksen tavoiteohjelmassa.

Toimikunta kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa.

Toimikunnan tarkempi työskentely määritellään erillisessä jalostustoiminnan säännöissä, jonka jalostustoimikunta laatii ja kerhon hallitus hyväksyy.

Toimikunta tekee mahdolliset muutokset kerhon jalostustoiminnan sääntöihin ja esittelee ne hallitukselle, joka hyväksyy muutokset.

Toimikunta valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa.

Toimikunta kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.

Toimikunta toimii yhteistyössä Suomen Vinttikoiraliitto ry:n ja Suomen Kennelliiton kanssa.

Toimikunta tiedottaa salukien jalostukseen ja terveyteen liittyvistä kysymyksistä kerhon lehdessä, Internet-sivuilla ja muilla tavoin sekä voi järjestää jäsenille tiedotus- ja koulutustoimintaa. Toimikunta valmistelee hallituksen hyväksyttäväksi lausunnot yms. viralliset kannanotot koskien salukien jalostusta.

Toimikunta ylläpitää arkistoa (paperista ja digitaalista) toimikunnan muistioista, saapuneista ja lähteneistä posteista, tilauksista, yhteyshenkilöistä ym. asioista. Toimikunnan toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan toimikunnan (tai kerhon hallituksen) käyttöön.

 

Näyttelytoimikunnan ohjesäännöt

 

Toimikunnan tehtävänä on järjestää vuotuinen erikoisnäyttely ja tarvittaessa Saluki Show. Toimikunta voi myös järjestää muita näyttelyitä, pentunäyttelyitä ja Match Show -tapahtumia.

Näyttelytoimikunnan osana toimii kerhon kanttiiniryhmä, joka mahdollisuuksiensa mukaan osallistuu kerhon tapahtumien tarjoilun järjestelyihin ja toimihenkilöruokailuun.

Toimikunta kokoontuu tarvittaessa, vähintään kerran ennen kutakin tapahtumaa.

Kokouksista tekee toimikunnan valitsema henkilö kirjallisen muistion, joka hyväksytetään toimikunnan jäsenillä (esim. sähköpostitse). Hyväksytty muistio esitellään hallituksen kokouksessa. Jos vetäjä ei ole hallituksen jäsen, lähettää hän sen kerhon sihteerille.

Toimikunta valmistelee tammikuussa seuraavan vuoden erikoisnäyttelysuunnitelman sisältäen ehdotuksen paikasta ja tuomarista sekä talousarvion elokuun loppuun mennessä hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa.

Toimikunta kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.

Näyttelytoimikunta huolehtii näyttelyiden käytännön järjestelyistä sen jälkeen, kun näyttelytoimikunta on päättänyt tuomarista ja näyttelypaikasta. Suunnitelma hyväksytetään hallituksella. Toimikunta voi päättää kaikista muista erikoisnäyttelyn järjestämiseen liittyvistä asioista itsenäisesti talousarvion ja hyväksytyn suunnitelman puitteissa.

Toimikunta pitää yllä kansiota, jossa on kaikki näyttelyidenjärjestämiseen liittyvät asiat, yhteyshenkilöt, tilaukset yms. ja liittää siihen mahdolliset korjausehdotukset, minkä tarkoituksena on helpottaa seuraavan erikoisnäyttelyn järjestämistä. Toimikunnan toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan toimikunnan (kerhon hallituksen) käyttöön.

 

Kanttiiniryhmä noudattaa omassa toiminnassaan seuraavia toimintaohjeita:

Kanttiiniryhmä toimii sen mukaisesti, kun syyskokouksessa hyväksytyssä toimintasuunnitelmassa toivotaan tarjoilua kerhon tapahtumiin. Mahdollisuuksien mukaan tarjoilua voidaan järjestää muihin – myös kerhon ulkopuolisiin – tapahtumiin.

Tilaisuuden koon ja ulkoisten puitteiden perusteella kanttiiniryhmä tekee tarjoilusta suunnitelman (tai tarjouksen). Suunnitelma ottaa huomioon mahdollisuuksien mukaan erilaiset ruokailijat ja hyväksyttää sen tilaisuudesta vastaavalla taholla.

Suunnitelmasta käy ilmi tilaisuus ja sen luonne, paikka, ajankohta ja kanttiinipaikan varustetaso (sähkö, sisä- vai ulkotila, juokseva vesi, kylmäsäilytystilat, laitteet), arvioitu osallistujamäärä ja tilaajan tarjoilutoiveet. Nämä tiedot kanttiiniryhmän tulee saada tilaajalta. Suunnitelmaan kanttiiniryhmä lisää laskennalliset perusteet hankinnoille, tulo- ja menoarvion sekä tarvearvion henkilökunnasta, joka tarvitaan kanttiinipalveluiden hoitamiseen (tuotteiden hankinta, valmistus, myynti ja siivous). Ulkopuoliselle taholle tehtävään tarjoukseen ei sisällytetä tulo- ja menoarviota, vaan kanttiiniryhmän hinta tarjoilulle.

Tarjottavat tuotteet tilannekohtaisesti joko valmistetaan itse tai hankitaan valmiina. Perusperiaatteena on, että nopeasti pilaantuvia tuotteita hankitaan niin, että ylijäämää ei tulisi jäädä. Varastoimisen kestävien tuotteiden hankinnassa ei vastaavaa varovaisuutta tarvitse noudattaa.

Hankittavista tuotteista laaditaan lista, johon merkitään toteutuneet hankintapaikat ja -hinnat.

Myytävistä elintarvikkeista tulee myyntipaikalla olla tieto raaka-aineista riippumatta siitä onko tuote ostettu tai itse tehty.

Tuotteiden valmistuksessa ja säilytyksessä noudatetaan hyvää hygieniaa.

Hyvän hygienian varmistamiseksi kävijämäärältään suurissa tilaisuuksissa (> 100 henkilöä) käytetään tuotteita, joiden pilaantumisriski on mahdollisimman pieni.

Kahden viikon sisällä tapahtumasta laaditaan tuloslaskelma, joka sisältää eriteltynä myös mahdollisen toimihenkilöruokailun.

 

Juoksutoimikunnan ohjesäännöt

 

Toimikunnan perustehtävänä on edistää salukien juoksuharrastusta, järjestää kerhon juoksumestaruuskilpailut ja muita juoksukilpailuja sekä käsitellä juoksukilpailutoimintaan liittyvät asiat.

Toimikunta kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa.

Kokousmuistiinpanojen perusteella toimikunta tekee kirjallisen muistion, joka hyväksytetään toimikunnan jäsenillä (esim. sähköpostitse). Hyväksytty muistio esitellään hallituksen kokouksessa. Jos vetäjä ei ole hallituksen jäsen, lähettää hän sen kerhon sihteerille.

Toimikunta valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa.

Toimikunta kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.

Toimikunta edistää yhteistyötä Suomen Vinttikoiraliitto ry:n kanssa.

Toimikunta pitää omaa palstaansa kerhon lehdessä, ja pyrkii kirjoittamaan aktiivisesti sekä kerhon että Suomen Vinttikoiraliiton lehteen.

Toimikunta valmistelee hallituksen hyväksyttäväksi lausunnot ja muut viralliset kannanotot.

Toimikunta voi itsenäisesti järjestää juoksuharjoituksia ja muita tapaamisia juoksutoiminnan edistämiseksi talousarvionsa puitteissa.

Toimikunta ylläpitää arkistoa toimikunnan muistioista, saapuneista ja lähteneistä posteista, tilauksista, yhteyshenkilöistä, juoksukiertopalkinnoista ym. asioista. Toimikunnan toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan toimikunnan (tai kerhon hallituksen) käyttöön.

 

INTERNET-TOIMIKUNTA

Toimikunta ylläpitää ja kehittää kerhon Internet-sivuja ja salukitietokantaa Suomen Kennelliitosta saatavien rekisteröintitietojen perusteella. Toimikuntaa ylläpitää ja valvoo keskustelupalstaa kerhon Internet-sivuilla.

Toimikunta päivittää kerhon nettisivuja säännöllisesti. Uudet kokonaisuudet sekä suuret muutokset hyväksytetään hallituksella.

Kokousmuistiinpanojen perusteella toimikunta tekee kirjallisen muistion, joka hyväksytetään toimikunnan jäsenillä (esim. sähköpostitse). Hyväksytty muistio esitellään hallituksen kokouksessa. Jos toimikunnan vetäjä ei ole hallituksen jäsen, lähettää hän sen kerhon sihteerille.

Toimikunta tekee tarpeen mukaan uusia sähköpostialiaksia (uusia saluki.fi-päätteisiä osoitteita). Uudet postituslistat tiedotetaan hallitukselle.

Toimikunta valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa.

Toimikunta kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.

Toimikunta ylläpitää arkistoa (joka voi olla paperinen tai sähköinen tai näiden yhdistelmä) toimikunnan muistioista, saapuneista ja lähteneistä posteista, tilauksista, yhteyshenkilöistä ym. asioista. Toimikunnan toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan toimikunnan (tai kerhon hallituksen) käyttöön.

 

LEHTITOIMIKUNTA (Saluki-lehti ja näyttelyarvostelut)

 

Lehtitoimikunta neuvottelee painojen kanssa hinnasta, paperin laadusta, lehden aikataulusta sekä kuljetuksesta lehdelle suunnitellun budjetin rajoissa. Lopullisen päätöksen painopaikasta tekee hallitus. Painolle toimitetaan asiakirja arvonlisäverovapaudesta (Saluki-lehti ilmestyy vuosittain neljänä numerona, joista kolme on varsinaisia lehtiä ja neljäs sisältää edellisen vuoden näyttelyarvostelut).

Lehtitoimikunta kokoaa ja taittaa Saluki-lehden ja toimittaa sen painoon pdf-tiedostona CD:llä viimeistään ilmestymiskuukauden (huhti-, elo- ja joulukuu) alkupuolella.

Lehtitoimikunta vastaa edellisen vuoden näyttelyarvostelujen ulkoasusta ja painattamisesta.

Lehtitoimikunta päättää ja vastaa kaikesta lehdessä julkaistavasta materiaalista. Lehtitoimikunta ei julkaise lehdessä mitään, mikä on tarkoitettu suoraan loukkaukseksi tai vastaavaksi, ei edes maksettua mainosta.

Lehtitoimikunta varmistaa, että kuvien ja lainattujen artikkelien julkaisuluvat ovat kunnossa.

Lehden avustavat toimittajat lähettävät vakiopalstojensa materiaalin lehtitoimikunnalle deadlineen mennessä. Lehtitoimikunta päättää vakiopalstojen pituuden ja niillä julkaistavien kuvien määrän.

Toimikunnalle lähetetyt mainokset julkaistaan vain, jos lähetetyn materiaalin mukana on maksukuitti. Mainokset, joissa on annettu ns. vapaat kädet, hyväksytetään sähköisesti. Jokaisessa lehdessä julkaistaan materiaalin lähettämisohjeet.

Lehtitoimikunta valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman sekä talousarvion tulevalle vuodelle Saluki-lehden ja näyttelyarvostelujen osalta. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa. Vuoden alussa lehtitoimikunta kirjoittaa toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.

Lehtitoimikunta tallentaa jokaisen julkaistun Saluki-lehden ja näyttelyarvostelut CD:lle ja arkistoi ne.

Lehtitoimikunta arkistoi painotarjoukset ja -sopimukset, lehtitoimikunnan toimintasuunnitelmat, budjettisuunnitelmat, toimintakertomukset sekä kokouspöytäkirjat paperimuodossa. Toimikunnan vaihtuessa koko arkisto on luovutettava seuraavan toimikunnan tai kerhon hallituksen käyttöön.

Lehtitoimikunta toimittaa kerhon rahastonhoitajalle kuitit lehtitoimikunnan menoista (CD yms.). Lehden budjettia seurataan yhdessä rahastonhoitajan kanssa. Rahastonhoitajalta tarkistetaan myös kuitittomien mainosten maksutilanne sekä ilmaisen valioilmoituksen lähettäneiden henkilöiden jäsenyys.

Lehtitoimikunnan vaihtuessa kokonaisuudessaan uusi toimikunta lähettää sähköisen version lehdestä hallitukselle hyväksyttäväksi kolmen ensimmäisen toimittamansa lehden ajan.

Hallituksella on oikeus ja velvollisuus antaa palautetta julkaistuista lehdistä.

Lehti postitetaan jäsenille yhteislähetyksessä Postin sopimuksen mukaisesti.

 

VINTTIKOIRA-LEHTI

 

Salukisivut toimittaa hallituksen valtuuttama henkilö.

Vastuuhenkilö toimittaa materiaalin sähköisessä tai paperimuodossa Vinttikoira-lehden päätoimittajalle deadlineen mennessä.

Vastuuhenkilö pitää lehteen toimitetusta materiaalista sähköistä arkistoa, jonka luovuttaa edelleen seuraavalle pitäjälle.

 

Kiertopalkintopistelaskijat

 

Pisteidenlaskijat laskevat ko. kiertopalkintopisteitä pitkin vuotta laadittujen sääntöjen mukaan

Jos pisteenlaskusääntöjä muutetaan, ne tulevat voimaan seuraavan vuoden alusta. Hallituksen tulee hyväksyä uudet säännöt. Lisäksi uudet säännöt on julkaistava Saluki-lehdessä ennen sääntöjen astumista voimaan.

Juoksukiertopalkintojen pisteet lasketaan SVKL:n virallisten tulosten mukaan. Tulokset lasketaan ennen sen vuoden syyskokousta. Lopulliset tulokset lähetetään sähköisesti hallitukselle, nettitoimikunnalle sekä lehtitoimikunnalle. Tulokset voidaan julkaista kerhon Internet-sivuilla, kun virallinen pistelaskenta on valmis. Juoksukiertopalkinnot jaetaan Salukikerhon sääntömääräisessä syyskokouksessa

Näyttelykiertopalkintopisteet lasketaan Suomen Kennelliiton virallisten tulosten mukaan. Tulokset lasketaan seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Lopulliset tulokset lähetetään sähköisesti hallitukselle, nettitoimikunnalle sekä lehtitoimikunnalle. Tulokset voidaan julkaista kerhon Internet-sivuilla, kun virallinen pistelaskenta on valmis. Näyttelykiertopalkinnot jaetaan Salukikerhon kevätkokouksessa.

Pisteidenlaskijat ilmoittavat kiertopalkintojen haltijoille kiertopalkinnon palauttamisesta sekä kutsuvat kiertopalkinnon saajan vastaanottamaan palkintoa.

Pisteet ilmoitetaan hallitukselle, jotta palkinnonsaajille voidaan hankkia ruusukkeet.

Pisteidenlaskijat ylläpitävät arkistoa (paperista) kiertopalkintojen säännöistä ja vuosittaisista saajista. Toimihenkilön toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan toimikunnan (tai kerhon hallituksen) käyttöön.

 

Tarvikemyynnin ohjesäännöt

Tarvikemyyjä hoitaa kerhon tarvikemyynnin tuotteiden myyntiä ja mainostamista kerhon jäsenille.

Tarvikemyyjä pyrkii hankkimaan uusia tuotteita tarvikemyyntiin kysynnän mukaan. Uusien tuotteiden hankinnasta päättää hallitus. Tarvikemyyjällä on kuitenkin oikeus tehdä pienimuotoisia (alle 100 euron) koe-erähankintoja ilman hallituksen erillistä päätöstä. Tarvikemyyjä voi lisäksi päättää ennakkotilauksiin perustuvista tilauksista ilman hallituksen päätöstä, mikäli voidaan varmistua, ettei tilauksesta aiheudu kerholle tappiota.

Tarvikemyyjä hinnoittelee kerholle hankitut tuotteet itsenäisesti.

Tarvikemyynnin tuotteita pyritään pitämään tarvikemyyjän mahdollisuuksien mukaan myynnissä kerhon järjestämissä tilaisuuksissa: juoksukilpailuissa, näyttelyissä, kokouksissa, kerhoilloissa ym. Muissa tilaisuuksissa järjestetään tarvikemyyntiä vain resurssien riittäessä.

Tarvikemyynnin tuotteita toimitetaan postitse (ennakkomaksu/postiennakko) tarvikemyyjän resurssien mukaan. Tuotteet pyritään toimittamaan tilaajille mahdollisimman pikaisesti, enintään kolmen viikon toimitusajalla.

Tarvikemyyjä toimii tiiviissä yhteistyössä kerhon rahastonhoitajan kanssa, jotta kerhon tuotteiden laskutus- ja muut asiat voidaan hoitaa vaivattomimmin.

Tarvikemyyjä tiedottaa myytävistä tarvikkeista ja uusista tuotteista kerhon jäsenlehdessä, jäsenkirjeissä sekä kerhon Internetsivuilla.

Tarvikemyyjä valmistelee syksyllä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hallitukselle. Lopullinen budjetti vahvistetaan vuosikokouksessa.

Tarvikemyyjä kirjoittaa toimintavuoden toimintakertomuksen hallitukselle, joka käyttää sitä apuna kerhon toimintakertomuksen laadinnassa.

Tarvikemyyjä ylläpitää arkistoa saapuneista ja lähteneistä posteista, tilauksista, yhteyshenkilöistä ym. asioista. Tarvikemyyjän toimikauden päätyttyä arkisto on luovutettava seuraavan tarvikemyyjän (tai kerhon hallituksen) käyttöön.

 

Taloustoimikunta

 

  1. Toimikunta

Salukikerhon hallitus nimittää rahastonhoitajan, joka voi myös hoitaa kerhon kirjanpidon. Tarvittaessa hallitus nimittää erikseen kirjanpitäjän. Taloustoimikunta koostuu 1-2 henkilöstä.

 

  1. Rahastonhoitajan käteiskassa

Käteiskassa pidetään pienenä, enintään 50 eurona. Tapahtumien käteistuotot lasketaan kahden henkilön toimesta, jotka varmistavat tuotot allekirjoittamaansa tositteeseen. Kertyneet varat talletetaan Salukikerhon pankkitilille välittömästi tapahtumien jälkeen ensimmäisenä tai toisena pankkipäivänä.

 

  1. Materiaali

Kirjanpitomateriaalia kerätään kansioihin aikajärjestyksessä. Puheenjohtaja hyväksyy laskut nimikirjoituksellaan, jonka jälkeen rahastonhoitaja voi maksaa laskun. Kuittauksen voi pyytää myös jälkeenpäin, jos laskun eräpäivä sitä vaatii ja laskussa ei ole mitään epäselvää (s.o. kuluun on varauduttu talousarviossa / kulusta on hallituksen päätös / kulu on nk. pieni juokseva kustannus). Yleensä tämä hoidetaan hallituksen kokouksissa.

Ennen kunkin maksun maksamista rahastonhoitaja tarkastaa laskuun mahdolliset liittyvät velvoitteet, kuten ennakonpidätyksen suorittaminen palvelunostosta tms. suorituksesta. Mikäli kyseessä ei ole tavaranostaminen eikä saajaa ole merkitty ennakkoperintärekisteriin (www.ytj.fi), kaikista suorituksista suoritetaan ennakonpidätys (joko verokortin mukaan tai luonnollinen henkilö 60 % ja yhtiö/yhdistys 13 %).

 

  1. Ennakkomaksut

Toimikunnan vetäjä tai hallitus voi pyytää ennakkomaksuna tilille arvioituja kuluja vastaavan summan. Kuitit maksetuista kuluista on viivyttelemättä toimitettava rahastonhoitajalle. Liikaa maksettu ennakko palautetaan kerhon tilille välittömästi.

 

  1. Yhteistoiminta tarvikemyynnin kanssa

Tarvikevastaava ilmoittaa rahastonhoitajalle tiedot myydyistä tuotteista hintoineen sekä ostajan yhteystietoineen. Rahastonhoitaja seuraa maksuja ja lähettää tarvittaessa muistutuksen maksamattomista laskuista. Tarvikemyyjä tilittää kerhon tilille käteismyyntinsä sovittua viitenumeroa käyttäen, erittely kirjallisena rahastonhoitajalle. Tarvikemyyntitilitys tehdään 3-4 kertaa vuodessa kirjanpitoon liitettäväksi.

 

  1. Tiliöinti

Rahastonhoitaja merkitsee laskuihin ja tilitapahtumiin mille tileille tuotot/kulut kirjataan. Epäselvät/erikoiset sovitaan hallituksen kanssa. Uusia tilejä luodaan tarpeen mukaan.

 

  1. Kirjanpito

Kirjanpito hoidetaan pankin tiliotteiden mukaisessa aikajärjestyksessä. Kirjanpitäjä kirjaa materiaalin saatuaan sen rahastonhoitajalta. Rahastonhoitaja toimittaa materiaalia kirjanpitoon 4-6 kertaa vuodessa. Viimeiset tiliotteet kuitteineen toimitetaan tammikuun alkupuolella tiliotteen saavuttua postissa.

Kirjanpitäjä vie tositteet kirjanpito-ohjelmaan ja palauttaa sen jälkeen materiaalin rahastonhoitajalle.

Kirjanpitäjä tekee taseen ja tuloslaskelman.

Kirjanpidon tulee olla valmis tammikuun viimeiseen päivään mennessä. Hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen ennen sen toimittamista tilintarkastajille. Puheenjohtaja tai rahastonhoitaja toimittaa materiaalin hallituksen nimissä tilintarkastajille.

 

  1. Tapahtumien käteiskassa

Tapahtumiin tarvitaan käteiskassa, johon rahastonhoitaja nostaa tililtä tarpeellisen määrän vaihtorahaa sekä käteisvaroja päivärahojen yms. maksuja varten. Jos tapahtumassa tulee käteismaksuja osallistujilta, nostettava summa voi olla pienikin. Rahoja tulee säilyttää turvallisessa paikassa ja käsitellä niitä mahdollisimman huomaamattomasti. Maksetuista korvauksista kirjoitetaan kuitti, johon kirjoitetaan selite ja vastaanottajan kuittaus.

Tapahtumista laaditaan oma tuloslaskelmansa, kun kaikki kuitit ja laskut ovat tulleet. Materiaali säilytetään samassa muovitaskussa/kansiossa tuloslaskelman kanssa. Puheenjohtaja voi allekirjoittaa tuloslaskelman, jolloin kuitteja ei tarvitse erikseen hyväksyä.

 

  1. Juoksevat kulut

Rahastonhoitaja maksaa kuluja kuitteja vastaan käteiskassastaan tai tilille. Lämpökuiteista tulee ostajan ottaa kopio valmiiksi kirjanpitoa varten. Kuittien yhteydessä tulisi käyttää kerhon omaa kuittiselitettä.

 

  1. Arkistointi

Rahastonhoitaja säilyttää omissa tiloissaan kerhon kirjanpitoa kuudelta viimeiseltä vuodelta ja tuloslaskelmaa/tasetta 10 vuodelta. Kuluvan vuoden kirjanpito ja käteiskassa pitää olla näytettävissä hallituksen jäsenille heidän sitä pyytäessään.

 

  1. Budjetti

Rahastonhoitaja laatii alustavan budjetin seuraavalle vuodelle hallitukselle esitettäväksi ja hyväksyttäväksi hyvissä ajoin ennen syyskokousta.

 

  1. Välitilinpäätös

Välitilinpäätös toimitetaan vaadittaessa.

 

  1. Toimikunnan oma rahastonhoitaja

Eri toimikunnat voivat halutessaan nimetä oman rahastonhoitajan, joka hoitaa toimikunnan rahaliikenteen. Rahastonhoitajan nimeäminen vaatii hallituksen hyväksynnän. Toimikunnan rahastonhoitajan toimintaan sovelletaan näitä samoja sääntöjä. Tarvittaessa hän toimii yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa tai voi itse toimittaa kirjanpidon (esimerkiksi näyttelyt).

 

  1. Henkilövaihdokset

Taloustoimikunnan vaihtuessa vanha toimikunta luovuttaa kaiken materiaalin uudelle toimikunnalle tai hallitukselle. Jos henkilövaihdoksia tapahtuu kesken tilikauden on välitilinpäätös pakollinen.